El Servei de Recursos Materials de la Universitat és el responsable del manteniment. Els avisos per actuacions d'aquest Servei per part dels membres de la comunitat universitària s'han de continuar formulant a través de les consergeries del centres, les quals substitueixen les sol.licituds que es formulaven fins ara per escrit per l'avís mitjançant un sistema informàtic.

El sistema d'informació integral implantat és adequat a centres de gran complexitat, com la URV, que compta amb onze centres i altres edificis, més de 1.500 persones que hi treballen i prop de 20.000 alumnes en totes les seves activitats. Els canvis en el sistema funcionen des de dilluns, 28 de juny. Els conserges, mitjançant una clau d'accés, introdueixen el nou avís a la terminal, que es converteix en una "ordre de treball" (OT), a estar "en curs", i posteriorment "resolt", si no el correspon per no tractar-se de manteniment, "anul.lat".

Així es disminueix el temps de recollida d'informació, evitant desplaçaments i trucades telefòniques per demanar o recollir avisos; evita pèrdua de sol.licituds, agilitza la gestió i permet seguir el desenvolupament de les actuacions a fer en línia. En definitiva, es pretén gestionar amb eficiència els recursos humans i econòmics destinats al manteniment. Periòdicament s'elaboren informes de seguiment d'aquesta activitat.